职场故事：年轻姑娘做总务 下属不听指挥该咋办

　　有个妹子，名叫琼，1988年生，家居长江北，18岁高考不得意，于是东南飞，至佛山，加入打工行列。辗转珠三角，倏忽七年，现已婚嫁，成家，置业，不说大富大贵，人生却也顺理成章，按部就班地幸福着。

　　某日，琼与老刘谈起其在珠三角职场的2500个日日夜夜，虽是平淡人，平淡事，却也有一番波诡云谲之妙，虽不离奇，却也曲折，从中亦可窥见珠三角职场之原生态。

　　个中情况如何，且看老刘将所闻一一写来。      

　　当年好艰难：不到二十岁当总务  却成公司冤大头

　　琼本是秀外慧中，玲珑聪明的妹子，只因家庭父母问题困扰，高考失利，不如意，于是南下，南下第一站即佛山。

　　那是2006年，琼进入佛山一家电子厂，该厂主要生产电脑主机和生产机器上的散热设备，说形象一点，就是我们常用的电脑主机内部的小风扇。琼刚入厂时是一名行政文员，口齿伶俐，办事麻利，算是工人当中的小机灵，在被老板称赞两三回之后，入厂不过半年的她，即调入管理部门当总务，算是管理层了。那时，琼才18岁。

　　这个总务是个什么概念呢？切不可小觑，此职涉及事务多，权力覆盖范围广，要打交道的人多，俨然一部门主管。我们且看管理部架构，主要分为人事、工务、总务、行政四个分支，总务分管厨房，宿舍，保安，清洁，及生产用品的购买。按厂里常规，管理部的主管应该叫课长，课长暂缺，就由其中的总务兼任。琼的职务是管理部下属的工作安排。摊子不小，担子不轻。

　　此等大任，为何委于一小姑娘？老板有他的算盘，琼不过18岁，办事干练，反应快，但更重要的是：年纪小，心机也小，河边走得少，不会湿鞋子，尚不熟悉所谓的回扣、私吞等职场猫腻。总之，总务是个有油水的职务，放在嫩一点的新人手里放心。

　　不过，走职场靠的不只是口齿伶俐，办事麻利，还少不了一样：经验。俗话说新官上任三把火，琼不知道火在哪里，该怎么点，坐正在总务的位置上刚发一下愣，倒是同事和下属们对她开火了。

　　且举一例，话说某日，生产车间向管理部申请采购20件测试端子，即测电器。琼看了报告，心里甚是轻忽：此等小事，有何难？于是就全权交给办事员办理。然而，此事看似简单，却也要平地起个风波，货买进来了，却只有15件，缺5件。

　　因为此为测试用品，并非原材料，所以正常情况下缺5件也并不影响车间的正常生产，但生产车间负责人却跑到总务办公室咆哮，原因是少了测试端子致使货期后延(事实上是生产部们自己在安排生产时，出了差错，但介于责任问题，所以要把责任推到其它部门来减轻自身的过错)，责问琼是如何开展工作的。

　　凡事得亲力亲为

　　琼大惊，问办事员其原因，她很淡定地回答：生产厂家只有15件货，其余的都为不良品，所以只买进15件。琼问：为何不事先报告。办事员答：事太小，用不着。

　　一事不遂意，接下来恶性循环，事事不遂意，隔三岔五地要闹些小风波，管理局面一团乱麻。

　　事情一件一件地过去了，不等于事态就平息了，还会反应到会议上去。该厂每周要开一会：名曰周报；每月要开一会：名曰月报。

　　此时，对于琼而言，周报和月报成了让她极其尴尬和痛苦的经历。因为她缺乏经验导致的管理乱局，每次会议的中心内容，就是对她的批评和指责，尤其是工厂人员流动相当频繁，留不住人，这也是主管人没有能力的一种表现。起初，她还能以她的18岁作为盾牌，为自己的失责找一个借口，但次数一多，年轻就再也不能作为她躲避批评的理由，批评指责的炮火毫无遮拦地落在她的头上。

　　大家看到的，不是她的18岁，而是她承担的责任。

　　很快，已是2006年岁末，厂里要对厂房和办公室消毒，以防流感病毒，这当然是管理部的事。琼身为实质主管，却找不到人来具体操作此事，下属们个个都不把她当回事，总能找到理由拒绝她的指令，最后，居然轮到作为总务的她，亲自捋起袖子，自己动手调制消毒药水。

　　时已深夜，办公楼一片寂静，只剩琼在调制药水时的器皿碰撞声，和她低低的叹息声。问女何所思，问女何叹息？

　　正当琼陷入迷茫和痛苦时，办公室进来一人，琼抬头看，见到一位大姐，是生产部的经理——樊姐。

　　樊姐刚从车间下到办公室，见琼，问：“妹妹，你主管的人手一大把，何苦这样自己亲手干？一个总务要是事事亲为，岂不忙坏？”琼说：“大姐你不知，我这个总务，人人都可以欺负，除了当冤大头，根本指挥不动一个人，哪里抓得到人来干活？”

　　樊姐一笑，说出一番道理来。

　　职场高人支招：

　　做好总务 无非理清那些事  那些人

　　樊姐说：“小妹妹，看你这半年乱成一团，我在一旁看着，替你思量，只因两个字未曾理清。”琼问：“哪两个字？”李姐说：“人和事这两字而已，这两字理清，所有的工作就走入正轨了。”

　　接下来，李姐便说出一番做总务的道理：

　　一、首先必须理清事。首先弄清部门的构架图，当然，要做到深入地了解各职位的各项事务，你必须还得对各项事务的具体操作步骤和程序有了解。例如人事，你要了解各类造表的格式，人事流动的情况。一旦哪个环节有问题，你就会洞若观火，明白是哪里掉链子了，补救起来也快。

　　而且要非常清楚各职位的岗位职责，每个人都有自己的职责范围，如果该职位出了问题，就必须得承担相应的责任，并不是主管扛着所有的责任。

　　二、紧接着要理清人。事理清了之后，心里自然就有底了，再接着就要从人员方面着手。所谓理清人，就是看清人，看清他或者她能做什么事，如果发现此人不能胜任该职位，要马上找出能够替代的人。这么久以来，你的一些下属之所以敢跟你抬杠，敢把担子撂给你，就是因为看准了你要是没有了他们，你寸步难行。其实，你可以扭转这个狼狈局面，你在让他们明白该干什么之后，你要留心一下，一旦此人不听调度，或者忽然辞职走人，你马上要有代理人来接替他的工作，而不是把自己填上去。

　　你要在他们面前表现这么一种姿态：不怕你走，能干的人有的是。人力方面，你要站在一个高度上，俯视下属，这就好像你在台上当老师讲课，下面的每个人自以为处在一个封闭的空间，做什么你都看不到，你却把他们看得清清楚楚。当然，对于能干且忠诚度高的员工和同事，你要青眼相加，不仅真诚相待，而且要热忱相待。